Automatisierte Dokumentenerstellung – PDFs und Reports auf Knopfdruck

Angebote, Rechnungen, Datenblätter, Verträge, Reports – Ihr Unternehmen produziert täglich Dokumente. Und jedes Mal dasselbe Spiel: Vorlage öffnen, Daten eintragen, formatieren, abspeichern, verschicken. Das geht auch anders. Wir automatisieren Ihre Dokumentenerstellung – vom Datensatz zum fertigen PDF, vollautomatisch und im Corporate Design.

Wenn Dokumente Zeit kosten statt Zeit zu sparen

Angebote und Rechnungen werden manuell in Word oder Excel erstellt
Formatierungen variieren von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
Daten werden per Copy & Paste übertragen
Fehler bei Preisen oder Adressen fallen erst beim Kunden auf
Reports sind veraltet, bevor sie fertig sind

Dokumente, die sich selbst erstellen

Angebote, Rechnungen und Reports werden automatisch generiert
Einheitliches Layout im Corporate Design
Dynamische Inhalte direkt aus Ihren Systemen
Fehlerfreie Datenübernahme ohne manuelles Eingreifen
Fertiges PDF per E-Mail, Download oder Archivierung

Was wir bei der Dokumentenerstellung konkret leisten

Vom Template-Design über die Datenanbindung bis zum automatischen Versand – alles aus einer Hand.

Template-Entwicklung
Professionelle Vorlagen im Corporate Design – pixelgenau, wiederverwendbar und flexibel erweiterbar.

Dynamische Datenbefüllung
Kundendaten, Artikellisten, Preise und Bilder werden automatisch aus Ihren Systemen eingefügt.

PDF-Generierung
Druckfertige PDFs, konsistent im Layout und unabhängig vom Endgerät darstellbar.

Bedingte Inhalte & Logik
Abschnitte werden abhängig von Daten ein- oder ausgeblendet – für maßgeschneiderte Dokumente.

Automatischer Versand
Fertige Dokumente per E-Mail, als Download-Link oder direkt ins Archiv.

Batch-Erstellung
Hunderte Dokumente auf einmal generieren – z. B. Serienbriefe, Monatsreports oder Produktdatenblätter.

Technologien

Wir setzen auf bewährte, wartbare Technologien – keine kurzlebigen Trends.

PHP HTML/CSS JavaScript PDF-Libraries REST API JSON SMTP SQL Template Engines

Praxisbeispiel: Bisley GmbH – PDF-Konfigurator mit dynamischen Datenblättern

Ausgangssituation

Ein umfangreiches Möbelsortiment mit zahlreichen Varianten. Produktdatenblätter wurden bisher manuell in InDesign erstellt – bei Sortimentsänderungen dauerte die Aktualisierung Tage.

Herausforderung

Zahlreiche Varianten mit unterschiedlichen Abmessungen, Farben und Spezifikationen mussten korrekt abgebildet werden – bei durchgehend einheitlichem Branding.

Lösung

PWF SOLUTION entwickelte ein Template-System mit automatischer Befüllung aus der Produktdatenbank. Eine Konfigurator-Logik ermöglicht die dynamische Zusammenstellung, die PDFs werden in Druckqualität generiert.

Ergebnis

Datenblätter in Sekunden statt Stunden erstellt
Automatische Aktualisierung bei Sortimentsänderungen
Kunden-Konfigurator für individuelle Produktdatenblätter

Häufige Fragen zur automatisierten Dokumentenerstellung

Welche Dokumente lassen sich automatisiert erstellen?

Alle standardisierten Geschäftsdokumente: Angebote, Rechnungen, Verträge, Reports, Datenblätter, Lieferscheine, Zertifikate und mehr.

Können vorhandene Vorlagen übernommen werden?

Ja. Bestehende Vorlagen aus Word, InDesign oder PDF dienen als Grundlage für die Template-Entwicklung.

Welche Datenquellen können angebunden werden?

Datenbanken, ERP-Systeme, CRM, APIs, CSV-Dateien, Excel-Tabellen und Web-Formulare – wir binden alle gängigen Quellen an.

Wird das Corporate Design eingehalten?

Pflicht. Jedes generierte Dokument entspricht exakt Ihren Gestaltungsrichtlinien – Farben, Schriften, Logo-Platzierung, Abstände.

Ist ein automatischer E-Mail-Versand möglich?

Ja. Fertige Dokumente können automatisch per E-Mail versendet, als Download-Link bereitgestellt, archiviert oder in ein DMS hochgeladen werden.